联系实际谈谈通讯在秘书工作中的重要作用。
【正确答案】：(1)能够提高管理水平。从严格意义上讲，秘书不是管理人员，而是领导者的佐理人员。但是，秘书却经常协助领导者进行管理，如参与组织、计划、指挥和控制等活动。在秘书参与管理的过程中，始终离不开信息的传递与反馈。也就是说，沟通信息是秘书协助管理的重要职能之一。而信息的接收与传输，又同通讯工作密不可分。因此，秘书运用现代通讯工具，做好各项通讯工作，就能够为提高管理水平发挥积极的作用。(2)能够增强办事效率。由于自动化设备代替了人力劳动，先进的通讯设备代替了传统的通讯工具，就必然会突破时间和空间的限制，加速各种信息的沟通和交流。这样一来，既节省了秘书的大量工作时间，又大大提高了秘书的工作效率。同时，还缩减了大笔经费开支。(3)能够树立良好的组织形象。电话通讯是“只闻其声，不见其容”，双方通话时的言谈、举止，便成为相互判断的依据。这就要求秘书在接打电话的过程中，要有尊重对方的态度，尽快接听对方的电话，耐心倾听对方的谈话；要学会使用礼貌用语，清晰解答对方的问题；要善于处理意外电话，给对方以某种满足。总之，通过有效的电话交谈，不仅能够从中树立秘书的个人形象，而且能够从中树立秘书所在组织的良好形象。不幸的是，不少秘书在电话交谈中，往往缺乏“形象意识”，有意无意中损害了个人及组织形象。
