日本秘书制作行事表的作用和要领是什么?
【正确答案】：日本秘书制作行事表有助于使办公行为规范化。可以明确下一步的工作步骤，其制作要领是：秘书制作与管理行事表要注意保守机密，慎重行事。上司对某些事务让秘书有一定程度的了解。这时，秘书就要帮上司做预定计划。虽然最后的决定是由上司处理，但一般事务秘书是可以处理的。尚未采取行动的行事表又称预定表，除年度预定表外每月预定表在前一月底制作完毕，给上司过目认可；每周预定表在前一周末制定出，给上司过目认可；每日预定表在前一天制作完毕，给上司过目认可。在制作预定表时，无论每月、每周或每天，有关会议，或与公司内外人士会见等事件，不仅要和直属上司核对，也要和横系有关上司及其他秘书联系，使之准确无误，万无一失。在制作方式上要注意正确严密，当有会议、面谈、访问、出差、演讲等事件时，要先确定其性质、方式、不论公事、私事，都应一一纳人表内；有时要变动，要先查对预定表上司随身带的备忘录。预定表在时间安排上不要太紧，要留有余地，以便根据需要更换行程。预定表的记载方式各有不同，要简洁、易懂，可用符号表示。当需要变化时，应用红笔画两道线，以表示取消，还应与有关人士联系，表明此事已取消。表上记载的事完成后，应抄写二份，上司和秘书各一份。秘书制定工作预定表必须了解上司的工作部署，并以此作为制定预定表的依据。预定表(或行事表)不要过于详细，有些具体的内容应记入上司或秘书的备忘录中。
