美国秘书对办公环境的整理包括哪些内容?要注意哪些要领?
【正确答案】：美国秘书对办公环境的整理包括：(1)领导办公室的整理。秘书对待这项工作，一是要了解和熟悉领导者的工作习惯和偏好，不要违背领导的工作习惯和程序而给其增添麻烦或干扰。二是要在领导认可的前提下，为其整理办公桌，清理和叠好需要办理或正在商议中的文件，将已经办理过的文件资料取出并送到应该存放或处理的地方去。在取走领导办公桌上的文件资料时，要事先请示。尤其是对已经存放了一段时间的材料，要格外小心。不能超出自己的职权范围去挪动或提取领导认为是个人的或私人的文件。三是要保持领导办公桌上放置文件材料的独特方式，要让领导者在需要某份文件时能够按习惯随手取来。四是未经领导许可不要随便翻动领导极为重视的文件。五是当领导从外面打电话要秘书在他的办公桌上寻找某份文件时，必须在找出所需文件后，将其他文件材料放归原处。，六是在为领导安排会见或其他活动时，要在领导和自己的工作台历上都留下记录，并要提醒领导准时参加。七是要保持领导办公室的整洁、光照温度适当，确保领导有一个良好的办公环境。八是妥善处理电话和来访者，减少领导办公时意外的干扰等。(2)秘书办公室的整理。每天走进办公室，首先要调节房间的通风和温度，然后整理办公桌，准备办公用品如笔记本和铅笔，准备随时记录电话或完成领导布置的记录任务。查阅办公日历或电脑日程，确定当日必须做的全部工作，核实要做工作的日程表；约会、发薪日期、账目、纳税或保险费的付款截止期。提醒领导当天的约会或其他活动项目，并取出领导所需要的文件材料。一秘书在离开办公桌去做某件事情时，必须随手把桌上的文件或未写完的文稿清理存放好，避免丢失。每天下班离开办公室时，要进行清理，要制定好下一个工作日要做工作的清单，要放好所有已经办好或未完成的文件或文稿，将它们放在抽屉里或者文件柜里。对那些特别敏感的或保密性材料，应存放到保险柜里。秘书还应经常保持办公地点的清洁，定期清理办公桌抽屉，擦净电脑、打字机和其他办公设施。除了平时保持清洁外，还要定期进行全面打扫和清理，加强办公设备的保养和维护。
