简述运用统筹方法筹办一个大型会议的规划步骤。
简述运用统筹方法筹办一个大型会议的规划步骤。
【正确答案】:

统筹方法是一种图上网络分析的方法,就是利用网络图对大型综合性的活动进行合理的计划、安排和管理的方法。它在大型工程项目中得到了广泛的应用。公安部门的相关工作在这些网络图中占有重要地位,安保系统在每个活动的网络图中都是整个管理系统中的一个十分重要的分系统。
下面我们举一个简化的例子来说明如何利用网络图来对一项工作进行规划和安排。
假如我们接受了一个筹办全国会议的任务,我们可以按照统筹方法的步骤开始工作:
第一步,将筹办工作分解成若干项活动。例如,将筹办工作分成:第一项,确定问题、方案、参加人员;第二项,起草会议通知;第三项,打印通知;第四项,邮寄通知;第五项,联系住宿、会议场地、用车等;第六项,参加会议人员的准备及赴会过程;第七项,接站;第八项,报到。
第二步,估计各项活动所需时间。例如,第一项7天,第二项3天,第三项1天,第四项5天,第六项5天,第七项2天,第八项2天,等等。
第三步,弄清各项活动之间的先后关系。例如,第三项必须在第二项之后;第四项必须在第三项之后;第五项、第六项必须在第四项之后,等等。
以上步骤的实施可以参考以往的经验和类似活动的有关数据来进行。
第四步,绘制网络图。在网络图中,我们用有方向的直线代表活动,用直线的起点和终点来表示一项活动的开始和结束。根据前三部工作的结果,从第一项活动开始,依各项活动的先后关系从左向右画至最后一项活动(见图8-1)。
第五步,编号。每一项活动的开始和结束称为事件。对每一个事件都要编一个序号以便进行参数计算。编号时,要求每项活动起点的编号必须小于中点的编号。根据这样的要求我们可以给图8-1编号,再按照统筹法的规则进行一些必要的调整,即可得到筹办工作网络图(见图8-2)。当然,对下一步的工作,如会议的召开等,还可以继续画网络图。限于篇幅,这里只画出筹备阶段。

第六步,确定关键路线。如果一个网络图包括了若干项活动,总的开始事件和总的结束事件编号分别为1和n,则我们把从1到n的所有通路中最长的通路称为关键路线。
我们以一个稍微复杂一点的网络图为例(见图8-3)。图8-3是我们为某项工作绘制的网络图。它共有11项活动、7个事件。每条直线上标着完成该直线所代表的活动所需的时间。

从图8-3中可以看岀,始点①至终点⑦的通路共有7条,其中:

第六条和第七条所需时间最多,均为20天。所以,关键路线是第六条和第七条。关键路上的活动称为关键活动。从图8-3中可以看出,非关键路线上的活动,如①→④,可以比关键路上的活动①→③晚开始,而不会影响整个工作的进度。因为关键路线上①→③→④共需10天,而①→④共需2天,有8天的机动时间。但是,关键活动中任何一项延误了时间,整个工作的完成时间就会随之延迟,这个道理类似于管理学中经常提到的“木桶原理”。
因此,在组织安排工作时,要想加快整个工作的进度,就必须抓紧耗时最长的关键路线上的活动。同时还需要注意的是,一旦某项关键活动经过努力而提前结束时,关键路线可能会发生变化,一些非关键活动可能变为关键活动。
第七步,参数计算。网络图绘制完成以后,可将下列数据具体算出来,以作为组织安排工作的依据。它们是:关键路线的长度;每项活动的最早可能开始时间和结束时间;每项活动的最晚必须开始时间和结束时间;每项活动的机动时间。
在大型活动的运行过程中,可在网络图上标出各项活动的进展情况,重点督促关键路线上的工作,对各项活动的进展及其相互关系随时进行必要的优化调整,以做到统筹规划,全面安排。p243-246


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