试论项目范围管理的作用。
【正确答案】:(1)为解决问题或抓住机遇做出项目起始决策
人们开展项目的根本原因不是解决问题,就是抓住机遇。前者是指当人们发现组织面临问题而需要通过开展项目的方式去解决,因此就会做出起始一个项目的决策。后者是指当人们发现组织面临的机遇而需要通过项目的方式去抓住机遇,因此就会做出起始一个项目的决策。此时,只是做出了项目起始的决策,之后人们还需要随着项目环境与条件的发展变化而做出各种项目跟踪决策。但是项目范围管理的首要任务是做出项目的起始决策。
(2)为项目实施提供产出物和工作范围的框架
项目范围管理的另一个重要作用是界定项目产出物的范围和项目工作的范围,从而为人们开展项目实施提供范围规定和要求。为此,人们需要根据项目起始决策确定的目标,按照充分必要的原则去做出项目产出物和项目工作的明确界定。其中,“充分”是指为实现项目目标所需的项目产出物和项目工作一项也不能少,而“必要”是说不是为实现项目目标所需的项目产出物和项目工作一项也不能有。
(3)为项目实施的有效控制提供依据和标准
项目范围管理还可以为项目实施及其结果的有效监督和控制提供必要的依据与标准,人们是根据项目范围的规定和控制标准去度量项目实施实际情况的。然后,人们才能根据这些依据和标准去发现实际的项目产出物与项目工作中所存在的偏差和问题。更进一步,人们才能根据偏差去找出造成偏差的原因,进而决定是继续、中止还是终止项目,以及是否对项目的范围进行变更和调整,或是采取相应的纠偏措施,借此实现项目范围的控制。
(4)为项目终结和成果交付提供保障
项目范围管理还有一个作用是为项目终结和项目成果交付提供保障,因为人们必须借助项目范围的界定、规划、确认和变更等方面的管理,才能获得满意的项目产出物。实际上多数项目最初计划的范围与最终交付结果之间都会有一些偏差,因为在项目实施过程中各种主观和客观条件的发展变化都会使项目范围发生变更。因此项目范围管理既要努力控制项目范围,又要积极进行必要的项目范围变更,以便顺利终结项目和交付项目最终成果。
另外,项目范围管理还有其他方面的一些作用,如作为项目集成计划和控制的自变量而影响项目其他方面的专项管理等。