美国秘书使用办公电话要注意哪些方面?
【正确答案】：(1)接转电话。要注意：①先说公司名称和自己的名字；②若有按线员则只报自己的部门和名字；③简洁地传电话。(2)替同事接电话。要注意：①要同时说出同事的姓名与自己的姓名；②若对方要找的人不在，即问对方是否愿意等一会儿，或留下口信或回电；③要保证对方打电话寻找的人尽快收到电话者留下的口信。(3)转电话。要注意：①如果秘书本人能够处理，不要把电话转给别人；②如果必须把电话转给别人，要对打电话者说明转电话的原因；③如果不知道应该转给谁，便通知对方“等一会儿就请知情人给你打电话”。(4)领导不在办公室时秘书为领导接电话。应注意：①当领导者不在办公室时，秘书要记下来电话的内容，来电者的姓名、电话号码，来电目的及其他信息；②当来电话者想留言时，秘书应逐字句地精确记录，若未听清或不甚理解，应请对方重复一遍；③如果不熟悉来电话者的姓名，要请对方拼写一遍，而且要确切地弄清口信留给谁；④电话记录最后一行下边要签上记录者姓名缩写；⑤电话记录应放在领导的办公桌上。(5)打电话者的秘书拨通电话要求领导通话，应注意：①以礼相待：“谢谢，请等一会儿”；②通知领导接电话；③可以先让领导与对方秘书通话，然后与对方通话，也可去掉对方秘书这一环节(如果对方愿意的话)。(6)领导在办公室，为领导筛选电话。应注意：①要准确判断是否传电话会打扰领导②要极其机敏，以免激怒对方；③要委婉地询问对方的姓名；④对方若不愿说姓名，秘书应解释领导不能接匿名电话，并建议对方写封信来；⑤对直呼领导名字并告诉秘书要谈的问题时，秘书应与领导商量，是将电话回避掉，还是立刻接通电话。(7)不必为领导筛选电话的情况。要注意：①当一笔生意刚刚开始时，许多经理欢迎所有的电话，不愿将潜在的客户拒之门外，秘书应答并转电话就行了；②秘书是否为领导筛选电话，必须遵从领导的意愿，不能自作主张而违背领导的工作思路。(8)没有要求特定听电话人的电话。应注意：①要问请对方电话的性质，以便将电话转给适当的部门或个人；②弄清来电话者要求后立即转电话。(9)电话会议准备。应注意：①告诉有关接线员参加会议者的姓名和电话号码；②通知参加会议者开会通话的准确时间；③接线员接通全部线路后，立即按预定议程开会，费用从此时算起。(10)对方付费的电话。应注意：①应先对接线员说明：“这是由对方付费的电话，我是×××公司的×××先生；”②如果第一对象不在，可与第二对象通话的话，应在接线员接通电话前就告诉他这个信息。如果知道通话人的另一个处所的电话号码，也可事先告诉接线员。
