【正确答案】：
（1）它必须是清楚简洁的，使用简单和短的句子及段落。这将确保信息能够很容易被读者理解。
（2）信函对读者应该是具体和特定的。它所提供的信息的数量及质量应满足读者的要求。
（3）信函必须是准确和完整的。违背事实、拼写错误、标点使用错误以及遗漏都会让人对组织产生一个很不好的印象。
（4）信函应该是礼貌而得体的，以便留下组织的良好形象并且避免冒犯到读者。在处理投诉时，这一点尤其重要。
（5）信函应当及时处理，因为人们都不喜欢等待回复而可能会去别处做生意。
【题目解析】：此题答题要点在于：（1）清楚简洁。容易被读者理解。 （2）具体和特定。信息的数量及质量应满足要求。 （3）准确和完整。错误以及遗漏产生不好印象。（4）礼貌而得体。留下良好形象避免冒犯读者。（5）及时处理。去别处做生意。