B股份有限公司(以下简称B公司)产品采购以B公司仓库为交货地点。B公司目前主要采用手工会计系统。C和D注册会计师负责于2009年10月25日至11月10日对B公司的内部控制进行了解、测试与评价。(1)对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单，对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单。请购单未设置编号，但每张请购单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批准。(2)采购部收到经批准的请购单后，由其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。(3)验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交由仓库人员存入库房，并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库部门，一联留存验收部门。(4)应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。会计部门收到附有供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。要求：针对资料中第(1)至第(4)项，判断B公司的内部控制程序在设计上是否存在缺陷。请分别予以指出，并简要说明理由，如果存在缺陷，提出改进建议。
【正确答案】：第(1)项没有缺陷。理由：仓库负责对列入清单的货物填写请购单，同时如果没有列入存货清单，则可以由其他部门根据需要填写。但是每张请购单要由经过该类支出负责预算的主管人员签字批准。第(2)项有缺陷：由采购部的职员E进行询价并确定供应商。理由：询价与确定供应商是不相容的岗位。建议：询价与确定供应商应该由不同岗位的人员来实施。第(3)项没有缺陷。理由：对于验收单应当是一式多联，而该单位根据实际情况制定三联是正确的。第(4)项有缺陷：会计部门根据只附有供应商发票的付款凭单进行账务处理。理由：如果会计部门仅根据付款凭单和供应商发票记录存货和应付账款，而不需同时核对验收单和订购单，会计部门将无法核查材料采购的真实性。从而可能记录错误的存货数量和金额。建议：应付凭单部门应将经批准的付款凭单连同验收单、订购单和供应商发票送会计部门，会计部门应在核对收到的付款结算单以及后附的验收单、订购单和供应商发票后记录存货和应付账款。
