信息系统的文档除了 和交流方面的作用外，还有监理和审计的作用。
信息系统文档的作用包括： （1）在系统规划和分析阶段，有利于系统分析员与用户进行沟通； （2）在项目开发过程中，有利于系统开发人员与项目负责人进行沟通，有利于系统开发人员之间进行沟通； （3）在系统测试阶段，有利于系统开发人员与系统测试人员进行沟通； （4）在系统运行过程中，有利于系统开发人员与用户进行沟通； （5）在系统的运行维护阶段，有利于系统开发人员与系统维护人员进行沟通。信息系统的文档除了上述沟通和交流方面的作用外，还有监理和审计的作用。每份文档都是项目建设中有关人员的一种书面承诺，绝大多数文档都有签名，如果出现合同纠纷，文档可以作为重要的证据使用。