丁乐图书印刷厂是一家中等规模的企业,雇佣了约250名员工。该厂围绕生产组建了营销、财会、行政管理、维修等职能部门新任命的厂长蒂娜·雷利决定在企业内部改进沟通方式,并采取了一系列措施,但效果却并不尽如人意。蒂娜宣布所有的备忘录和印件不再只发给相关职能部门成员,而是发送给全体员工。她认为此举能使全体员工了解各职能部门的工作情况。但是,员工们并不看这些海量邮件,因而总是忽视了那些真正需要自己注意的邮件蒂娜在工作之余召开全体员工大会宣讲企业政策及发展愿景,到会者寥寥无几。到会的员工抱怨浪费时间,且无聊的会议越来越多。蒂娜安排制作了一份公司简报,但很少有人去阅读,且招致不少抱怨员工们认为制作简报是一种浪费。
1请说明蒂娜改进沟通方式努力不成功的原因。
2请说明如何在丁乐图书印刷厂构架有效的正式沟通渠道。
【正确答案】：1答:不成功的原因:
(1)蒂娜建立了单向沟通渠道,无法确定接收者收到并阅读了信息
(2)员工明显在承受信息过多的困扰。
(3)员工不理解他们为什么要接收看来与其无关的信息,而且拒绝参加即无实际意义又浪费时间的会议。
(4)没有以员工可以接受的方式将改进沟通方式的目的解释清楚。
(5)员工可能没有动力或者超负荷。
(6)员工可能不满新来的厂长,因而批评她的努力。
2答:改进的措施包括:
(1)如果蒂娜想保留下行沟通,可以成立一个简报小组,由主管或经理直接向下属员工传达指令,还可以更多地利用公告、通知或通告的方式。
(2)更有效的沟通方式是双向沟通,这样蒂娜可以收到反馈。
(3)创建上行沟通渠道,主要形式为:联合咨询委员会、建议体制、工会渠道、申诉程序、纪律程序。为鼓励信息上行沟通,蒂娜可采取“门户开放政策”
(4)通过跨部门委员会、特别项目组和协调委员会建立横向沟通渠道。
